Tjenestetilbud

Informasjon om tjenestene våre

Vi tilbyr en rekke tjenester til eierkommunene våre. Under kan dere lese mer om det tjenestetilbudet vi tilbyr. Har dere spørsmål om spesifikke tjenester, ta gjerne direkte kontakt med oss.

ARKIVDEPOT

Arkiv Øst er depot for våre eierkommuners papirarkiv og elektroniske arkiv. Arkivene oppbevares hos oss i klimastyrte magasiner som oppfyller alle arkivlovens krav til depot.

  • Betjening av deponerte arkiv for våre eiere, publikum og forskere
  • Depot for papirarkiv og elektroniske arkiv som oppfyller alle krav etter lov og forskrifter
  • Rådgivingstjeneste i forkant av avlevering til depot
  • Håndtering og oppbevaring av arkiver lokalt hos våre eiere

ELEKTRONISK ARKIV

Eldre og avsluttede arkiver som er elektronisk skapte skal i likhet med papirarkiver avleveres til arkivdepot. Det er ikke bare sak-/arkiv-systemer i kommunen som inneholder arkivverdig dokumentasjon. Mange av fagsystemene i kommunenes virksomheter inneholder rettighetsdokumentasjon som kan gå tapt dersom den ikke hentes ut fra databasen før den konverteres inn i nye system.

  • Veiledning og bistand ved uttrekk og overføring av arkivpakker til vårt depot
  • Depot for eldre og avsluttede elektroniske arkiver
  • Rådgiving knyttet til konvertering og avslutning av systemer lokalt hos våre eiere
  • Rådgiving i forbindelse med periodisering

 

ARKIVORDNING

Ordning av arkiver letter gjenfinning, og gjør materialet tilgjengelig. Papirarkiv ordnes etter fastsatte prinsipper. Binders, plastmapper og annet som bidrar til nedbryting av arkivmateriale fjernes, og arkivene blir satt i egnet emballasje. Ordningsprosessen forlenger arkivenes levetid, og sørger for rask og effektiv gjenfinning. 

  • Ordning av arkiver
  • Registrering i ASTA og publisering av deponerte arkiv på Arkivportalen
  • Kurs og opplæring av eiernes ansatte i arkivfag og relevant lovverk
  • Veiledning og bistand ved periodisering og bortsetting av arkivmateriale

RÅDGIVNING OG KURS

De prosessene som fører til at arkiver blir skapt inngår i begrepet arkivdanning. Fagområdet fokuserer på rutiner for organisering av dokumentflyt og dokumentproduksjon.

  • Rådgiving og bistand til utvikling og revisjon av arkivplaner
  • Rådgiving og prosjektdeltagelse i forbindelse med innføring av elektronisk arkiv
  • Kurs og opplæring av kommunens ansatte i arkivfag og relevante lovverk
  • Rådgiving og prosjektdeltagelse i forbindelse med omorganisering av arkivtjenesten
  • Bistand til utarbeiding av dokumentåndteringsrutiner, eller oppdatering av eksisterende rutiner
  • Rådgiving og bistand til utvikling og revisjon av kvalitetssikring av journalføringsrutiner og offentlig journal
  • Rådgiving og bistand til forebygging og håndtering av skader på papirarkiv forårsaket av insekter og klimaforhold.

MEDIEKONVERTERING/DIGITALISERING

Arkiv Øst utfører mediekonvertering/digitalisering av papirarkiv for våre eiere. Det kan være ulike arkiv som kan være aktuelle for å gjøre digitalt tilgjengelige, både for saksbehandlere og publikum.

Ta kontakt med oss for å avtale eventuelle oppdrag.

Har du spørsmål? Ta gjerne kontakt med oss her